Die Abschlussfeier

Schulabschluss, Abiturparty, Akademischer Grad, Zertifikatsprüfung usw. Alles gute Gründe, eine Abschlussparty zu gestalten um die Zeit nochmal Revue passieren zu lassen. Hier finden Sie einige Tipps für die Planung der Abschlussfeier!

Planungs-Gruppe

Überlegen Sie schon ca. ein Jahr vor der Abschlussfeier, wer diese organisieren soll. Planen Sie auch Personen in das Team ein, die hilfreich sind und Beziehungen zu Dienstleistern oder Ähnlichem haben. Bilden Sie das Team nicht allzu groß. 
Für 100 Abiturienten reichen 10 Planer. Die Aufgaben werden ja später unter allen Abiturienten aufgeteilt. 

Sie sollten mit den konkreten Planungen sechs bis acht Monate vor der Feier beginnen und zu diesem Zeitpunkt auch schon die ersten Dinge buchen und bestellen. Wenn Sie allerdings einen Veranstaltungssaal oder bestimmte Dienstleister benötigen, sollten Sie sich hiernach schon mindestens 1 Jahr im Voraus bemühen.

Schluss mit Lernen, jetzt kann gefeiert werden.

Kosten

Kalkulieren Sie Ihre Party rechtzeitig. Fangen Sie am besten mit den Ausgaben/ Kosten an, damit Sie später ungefähr wissen, welche Einnahmen Sie erreichen müssen.

  • Versicherungen
  • GEMA
  • Werbekosten
  • Veranstaltungsort: Raummiete, Security, Reinigung
  • Getränkekosten
  • Kosten für Entertainment
  • Kosten für Deko und Licht
  • Eintrittspreise
  • Sponsoring

Veranstaltungsort

Der Ort des Geschehens ist natürlich auch sehr wichtig. Meist gibt es einen offiziellen Teil mit einem Gottesdienst und der Zeugnisübergabe im Bürgersaal, Schule oder ähnlichem. Die eigentliche Party braucht dann einen besonderen Ort:

  • Schule
  • Partyraum
  • Disko

Klären Sie auch insbesondere die Fragen nach dem Raumangebot, wieviel Personen dürfen rein, wieviel Personen können dort sitzen und essen, bis wann dürfen wir feiern, wer haftet und haben Minderjährige auch Eintritt?

Termin

Spechen Sie den Termin unbedingt mit den Lehrenden ab, diese wissen schon lange vorher, wann der Entlassungstag sein wird. Meist bietet es sich an, alle Veranstaltungen an einem Tag zu machen oder an zwei aufeinander folgenden.

Sponsoring

Die Abiparty finanzieren und sogar Gewinn machen – dabei helfen Sponsoren. Für das Sponsoring eignen sich besonders:

  • kleinere lokale Unternehmen – finanzielle Unterstützung
  • kleine Unternehmen für Tombolapreise (Losverkauf erzielt Gewinn)
  • Getränkelieferanten – Bereitstellung von Getränken

Der Hinweis auf die Sponsoren kann im Abschlussbuch, auf Bannern oder auf Einladungskarten für die Party platziert werden.


Einladungen

  • Wer soll eingeladen werden
  • Darf jeder seine Gäste mitbringen
  • Welche Eltern, Lehrer, Freunde werden eingeladen

Achten Sie insbesondere bei der Einladung und Gästeliste auf die Größe der Location. Eventuell bietet es sich auch an, dass einige Gäste erst nach dem Essen nachkommen. Die Einladungskarten für die Abschlussparty sollten folgende Informationen enthalten:

  • Veranstaltungsort (optional mit Anfahrtsbeschreibung)
  • Termin und Partybeginn
  • Optionale Angaben 
  • Altersbeschränkungen
  • Eintrittspreis
  • Informationen über Getränkeausschank, Garderobe usw.

Eintrittspreis

Ihre Abschlussparty können Sie nicht nur durch Sponsoren finanzieren, sondern auch über Eintrittspreise. Das bietet sich besonders dann an, wenn Sie mit der Veranstaltung Gewinn machen möchten. Legen Sie fest, wer Eintritt zahlen muss:

  • Niemand
  • Nur schulfremde Gäste
  • Nur Gäste, die nicht Teil der Stufe oder Lehrer sind
  • Alle Gäste

Arbeitsaufgaben festlegen

Wer kümmert sich am Tag der Party um welche Aufgaben? Legen Sie Aufgaben fest:

  • Auf- und Abbau
  • Garderobe
  • Eintrittsgeld kassieren
  • Thekendienst
  • Licht
  • Reinigung

Getränke

  • Wo kommen die Getränke her?
  • Wer kümmert sich um den Ausschank?
  • Welche alkoholischen/nicht-alkoholischen Getränke werden angeboten?
  • Wie stellen wir sicher, dass keine alkoholischen Getränke an Minderjährige ausgeschenkt werden?

Musik/Unterhaltung

  • Wählen wir einen Dienstleister oder einen DJ aus der Jahrgangsstufe?
  • Muss GEMA gezahlt werden?
  • Welches Equipment wird benötigt?

Licht/Deko

Dekorieren Sie passend zu Ihrem Motto. Setzen Sie den Raum szenisch ins richtige Licht. Achten Sie dabei auf schwer entflammbare Materialien. Lassen Sie sich von einem Dienstleister beraten. Und zu guter Letzt: Weniger ist oft mehr!

Abschlussparty-Motto

Gerade bei Schulabschlüssen wird gerne nach einem Motto gesucht, dieses kann sich auf die Jahreszahl beziehen oder auch auf ein besonderes Ereignis aus Ihrer gemeinsamen Zeit. Achten Sie bei der Auswahl nur auf die Umsetzung, dass der Spruch auf ein Plakat und T-Shirt passt und dass er auch auszusprechen ist…

Abikini, Abivegas, Abigalli, Abiwood hills uvm.